Une partie des ventes du mois prochain viendra probablement des clients qui commandent déjà cette semaine. Chez un grossiste alimentaire, un snack peut se réapprovisionner toutes les semaines. Chez un distributeur de consommables professionnels, un atelier peut commander tous les quinze jours. Ces habitudes donnent une base pour estimer les réachats.
Prévoir les réachats ne demande pas de modèle statistique sophistiqué. Pour la plupart des grossistes, une projection simple, construite client par client à partir de l’historique de factures, donne déjà une estimation utile pour trois usages : préparer les achats et le stock, anticiper la charge des tournées et des dépôts, et repérer tôt les clients qui s’écartent de leur rythme.
Calculez une projection simple
Prenez les jours d’achat distincts et le montant moyen par jour d’achat sur une période représentative. Un client qui achète environ tous les 15 jours et dépense en moyenne 750 € par jour d’achat représente, à rythme constant, environ 1 500 € à 30 jours, 3 000 € à 60 jours et 4 500 € à 90 jours. Les horizons sont cumulés. Ils correspondent à trois lectures de la même projection.
La méthode pas à pas
- Choisissez une période d’observation qui couvre plusieurs cycles d’achat du client, par exemple les six derniers mois.
- Comptez les jours d’achat distincts sur cette période, et non le nombre de factures.
- Calculez l’intervalle moyen entre deux jours d’achat.
- Calculez le montant moyen net HT par jour d’achat, après avoirs.
- Divisez l’horizon (30, 60 ou 90 jours) par l’intervalle moyen pour obtenir le nombre d’achats attendus, puis multipliez par le montant moyen.
| Client fictif | Intervalle moyen | Montant moyen par jour d’achat | 30 jours | 60 jours | 90 jours |
|---|---|---|---|---|---|
| Snack | 7 jours | 180 € | environ 770 € | environ 1 540 € | environ 2 310 € |
| Atelier | 15 jours | 750 € | environ 1 500 € | environ 3 000 € | environ 4 500 € |
| Traiteur | 21 jours | 1 200 € | environ 1 710 € | environ 3 430 € | environ 5 140 € |
Additionnés sur l’ensemble des clients réguliers, ces montants donnent une estimation de la part prévisible des ventes. Ils ne couvrent ni les nouveaux clients, ni les commandes exceptionnelles, qu’il vaut mieux estimer à part.
Ajustez pour la saison
Si votre activité est saisonnière, appliquez la méthode à la même période de l’année précédente plutôt qu’aux derniers mois. Un restaurant de station ou un client du bâtiment n’achète pas au même rythme en décembre qu’en juin. Une projection fondée sur les six derniers mois surestimerait ou sous-estimerait alors le trimestre à venir.
Vérifiez la cohérence avec le dernier achat
Vérifiez si le dernier achat est cohérent avec le rythme observé. Si ce client n’a rien acheté depuis 35 jours, revoyez l’hypothèse avec le commercial. Il peut s’agir d’une fermeture, d’un report ou d’un changement de fournisseur. Traitez aussi séparément les commandes exceptionnelles et les comptes dont l’historique est trop court pour dégager un rythme.
Trois catégories à traiter à part
- Les comptes à historique court : quelques achats ne suffisent pas à dégager un rythme fiable, gardez-les hors de la projection ou estimez-les avec prudence.
- Les commandes exceptionnelles : un gros chantier ou un événement ponctuel gonfle le montant moyen ; retirez-les du calcul et notez-les à part.
- Les clients en écart : si le temps écoulé depuis le dernier achat dépasse nettement l’intervalle habituel, la projection doit être confirmée par le commercial avant d’être comptée.
Utilisez l’écart pour décider qui appeler
Lors de la revue commerciale, comparez les achats observés à la projection précédente. Sur un client en dessous du rythme attendu, vérifiez si une commande est déjà prévue ou si un besoin a disparu. Sur un compte qui achète davantage, déterminez si le changement correspond à un projet ponctuel ou à un nouveau niveau de réapprovisionnement.
| Écart constaté | Lecture possible | Action |
|---|---|---|
| Achats nettement inférieurs à la projection | Report, fermeture, besoin disparu ou achat ailleurs | Appel du commercial pour comprendre |
| Achats conformes | Rythme stable | Aucune action, suivi normal |
| Achats nettement supérieurs | Projet ponctuel ou nouveau besoin durable | Échange pour savoir s’il faut ajuster stock et tournées |
Reliez la projection aux encaissements
Une vente prévue n’est pas encore un encaissement. Pour anticiper la trésorerie, décalez la projection du délai de paiement de chaque client.
Entre professionnels, sauf accord contraire, le délai est de 30 jours après réception des marchandises, et le délai convenu ne peut pas dépasser 60 jours à compter de l’émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit, selon la fiche du ministère de l’Économie. Pour les produits alimentaires périssables, le délai est plus court : 30 jours à partir de la livraison, ou 30 jours après la fin de la décade en cas de facturation périodique.
Dans l’exemple de l’atelier, les 1 500 € attendus à 30 jours ne seront encaissés que plus tard si ses conditions sont à 45 jours fin de mois. Croiser la projection des ventes avec les délais convenus et les retards habituels de chaque client donne une vision plus juste des entrées de trésorerie.
Partagez la projection avec les achats et les dépôts
Une projection par client peut aussi se lire par famille de produits. Si les clients réguliers d’un dépôt achètent habituellement une quantité donnée de surgelés ou de consommables chaque mois, la projection aide l’acheteur à anticiper ses commandes fournisseurs et le responsable de dépôt à préparer ses tournées. Elle ne remplace pas leur connaissance du terrain, mais elle leur donne un point de départ chiffré.
Présentez-la de façon simple : un total par horizon, une répartition par dépôt ou par famille quand vos données le permettent, et la liste des clients exclus du calcul avec la raison de leur exclusion. Chacun sait ainsi ce que recouvre le chiffre et ce qu’il ne couvre pas, ce qui évite de le prendre pour un objectif ou une certitude.
Les pièges fréquents
- Compter les factures au lieu des jours d’achat, ce qui surestime la fréquence.
- Laisser une commande exceptionnelle dans le calcul du montant moyen.
- Ignorer la saisonnalité sur une activité qui en dépend fortement.
- Confondre ventes prévues et encaissements attendus.
Questions fréquentes
Pourquoi trois horizons ?
Parce qu’ils servent des décisions différentes : 30 jours pour les appels et les tournées, 60 jours pour les achats, 90 jours pour la trésorerie et les objectifs du trimestre.
Faut-il une projection pour chaque client ?
Pour les clients réguliers, oui. Les autres sont mieux estimés globalement.
À quelle fréquence la recalculer ?
À chaque revue commerciale, par exemple chaque mois, en comparant le réalisé à la projection précédente.
Haark utilise les jours d’achat et le panier moyen pour éclairer les projections à 30, 60 et 90 jours. La lecture du portefeuille permet de rapprocher ces estimations des signaux d’achat afin de concentrer le suivi sur les comptes qui s’écartent de leurs habitudes.
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